Uma viagem corporativa pode ser um investimento com retornos exponenciais para a empresa ou um gasto desnecessário. O que define esse ou outro resultado é uma boa estratégia alinhada com a equipe e, para que isso aconteça, existe uma peça fundamental: a Política de Viagens Corporativas.
Acompanhe esse guia completo para criar uma política eficaz para a sua empresa e garantir que a partir de agora as viagens corporativas sejam bem sucedidas.
O que é uma Política de Viagens Corporativas?
Se você ainda não teve contato com esse termo, está na hora de aprender de vez o que é e qual a importância de criar uma Política de Viagens Corporativas eficiente. Antes de tudo, a política é um documento criado pela organização para nortear as viagens, quando forem acontecer.
Nela deve conter os parâmetros para a aprovação de uma viagem corporativa, os tetos de valores referentes a passagens, hospedagem, alimentação e transporte dos colaboradores, as normas, políticas de reembolso, formas de emissão de relatório, o que deve estar em uma prestação de contas, recomendações, etc.
Tudo isso deve estar muito claro para todos, só assim a política é capaz de funcionar e trazer resultados para o funcionamento das viagens corporativas.
Por onde começar?
Criar uma boa Política de Viagens Corporativas envolve muita coisa e pode dar aquela sensação de ser difícil demais para colocar em prática, então o job fica para um outro momento. Mas com esse guia nós garantimos que o quanto antes as normas da sua empresa para viagens estarão em mãos e surtindo efeitos positivos.
A primeira ação que deve ser tomada é entender a real demanda da sua empresa, isso inclui todos os departamentos, por viagens corporativas e como elas estão acontecendo hoje. Conte com uma equipe para colher o máximo de informações possível sobre as datas, valores, objetivos, volume de colaboradores em trânsito, imprevistos recorrentes e relatórios.
Com tudo isso em mãos, é possível analisar como tudo acontece hoje e estabelecer quais são os pontos que funcionam e quais precisam de melhorias.
Converse com sua equipe
Análise feita, é hora de ouvir os colaboradores e entender suas necessidades. O que incomoda e o que é elogiado na forma como a empresa lida com as viagens? O que eles precisam enquanto estão nos destinos?
Lembre-se que o foco da política de viagens corporativas é garantir o bem-estar dos funcionários e evitar gastos desnecessários. Por isso, estar alinhado com o que sua equipe pensa sobre o assunto é fundamental para criar uma estratégia que funcione para todos.
Nessa conversa, já leve os pontos analisados, questione, abra para o debate e recolha todo o feedback que surgir. Considere a opinião de um gestor financeiro até um secretário que faz a agenda das viagens. Sempre pensando em todo o processo.
Crie a estratégia
Agora que todos estão alinhados acerca das demandas em uma viagem corporativa, chegou a hora de sentar com as pessoas responsáveis por pensar estratégias financeiras, de gestão de pessoas, comerciais e a visão macro das metas da empresa, para desenhar detalhadamente a política.
Deixe claro no documento o porquê é importante que todos sigam e leiam. Divida a política em tópicos, por exemplo: valores, regras, objetivos, relatórios, boas práticas, segurança, etc, e escreva de maneira clara cada um deles.
Não se esqueça de revisar erros de português ou de digitação!
Comunicação
Quando a Política de Viagens Corporativas da sua empresa estiver em mãos, é hora de dividir com o resto do time. Não hesite em demandar tempo e investimento para isso, afinal uma política para ficar guardada na gaveta, não surte efeito algum.
Comunique, faça treinamentos, envie e-mail marketing, compartilhe o documento na íntegra, apresente para a empresa, faça questão de esclarecer dúvidas e abra para sugestões. Só assim para garantir que todos leiam.
Antes de organizar uma viagem corporativa, garanta que a política esteja nas mãos do viajante e avise da importância de cumprir com o que consta no documento. Garantimos que os resultados serão gratificantes.
Conte com Ferramentas Especializadas
É essencial que na busca por viagens com menos gastos, de fácil comunicação e na qual a autonomia do viajante seja importante, afinal essa é uma das 10 tendências para viagens corporativas que contamos no último post, sua empresa conte com a tecnologia.
Existem diversas ferramentas e agências especializadas em viagens corporativas que vão colaborar para que as viagens aconteçam da melhor forma. O B.Corp, por exemplo, é uma ferramenta para gestão de viagens corporativas que inclui a reserva para estadia, compra de passagens e gestão de gastos, de maneira ágil e automatizada.
Conte com a Belvitur, a maior agência de viagens corporativas de Minas Gerais, para viagens mais completas, seguras e eficientes!
